Tijdens onze betaalmodule webinars zijn er diverse vragen gesteld. Hieronder hebben wij de belangrijkste vragen en bijbehorende antwoorden uitgewerkt. Klik op een vraag om het bijbehorende antwoord te tonen. Wil je graag de betaalmodule webinar van 30-03-2021 terugkijken? Klik dan hier.
Vragen over de betaalmodule
Dit is een CAMT.053 bestand. Afhankelijk van de bank heeft het document de extensie .xml of .zip.
In principe wel. Het is van belang dat je uit het bankaccount een CAMT.053 bestand kunt downloaden. Deze verwerk je dan in SchouderCom om de betaalverzoeken (m.u.v. iDEAL) bij te werken.
Dit doe je door gebruik te maken van selecties die bovenaan staan. Selecteer een gewenste groep en klik op “Toepassen” om alleen de betaalverzoeken van bijvoorbeeld groep 3 zichtbaar te maken
Dat is op dit moment niet mogelijk. Wel kun je, voordat je de betaalverzoeken verstuurd, via het debiteurenoverzicht betaalverzoeken verwijderen van ouders die niet hoeven te betalen.
Via het potlood-icoontje in het debiteurenoverzicht bekijk je de details van een betaalverzoek. Hier zie je eventuele betaalrecords staan. Betaald een ouder in één keer, dan is er ook één record zichtbaar. Is er gekozen voor betalen in termijnen, dan zie je er meerdere terug. IDEAL wordt overigens direct bijgewerkt zodra een ouder betaald. Kiezen ouders voor handmatig overschrijven of automatische incasso? Dan zie je betaalrecords pas terug wanneer bankafschriften in SchouderCom verwerkt zijn.
Betalingsherinneringen worden alleen naar ouders gestuurd wanneer zij op dat moment nog niet betaald hebben. Ouders die al betaald hebben, zullen dan geen betalingsherinnering ontvangen.
Je kunt dan alsnog betalingsherinneringen sturen. Deze worden alleen verzonden wanneer aan een eerder verzonden betaalverzoek nog niet is voldaan. Nieuwe leerlingen waarvoor nog geen betaalverzoek is verzonden, worden dan ook niet meegenomen bij de betalingsherinneringen.
Ouders kiezen zelf hoe zij betalen. Wanneer je als school betalen in termijnen aanbiedt, kunnen ouders het betaalverzoek of in het aantal aangeboden termijnen betalen, of dit bedrag in één keer betalen.
Zij komen dan in een scherm waarin zij hun bankgegevens kunnen opgeven (tenzij zij dit al voor een eerder betaalverzoek is gedaan). Hiernaast geven zij dan toestemming dat het bedrag van het betaalverzoek via een automatische incasso van hun bankrekening gehaald zal worden.
Als ouders in één keer alles betalen, hoeven zij inderdaad slechts één keer iDEAL-kosten te betalen. Betalen zij in meerdere termijnen via iDEAL, dan betalen zij per iDEAL-betaling de kosten.
Je hoeft betaalverzoeken met automatische incasso niet zelf handmatig in te voeren. Zodra alle ouders een betaalmethode hebben gekozen, maak je een automatisch incasso bestand en voer je dit in bij jouw bank. Nadat de incasso’s zijn verwerkt, exporteer je bij jouw bank een CAMT.053 bestand. Deze verwerk je vervolgens in SchouderCom. Hierna zullen alle SchouderCom-betaalverzoeken met automatische incasso als (gedeeltelijk) betaald gemarkeerd zijn.
De betaalverzoeken blijven na de jaarovergang gewoon staan. Als aan alle betaalverzoeken is voldaan, kun je deze het beste archiveren om zo het overzicht te bewaren. Zorg er ook altijd voor dat de titel van het betaalverzoek duidelijk is, bijvoorbeeld Ouderbijdrage 2020-2021. LET OP: de overblijfadministratie wordt niet meegenomen na de jaarovergang. Het is belangrijk dat deze facturen verstuurd zijn voor de jaarovergang.
SchouderCom ondersteunt geen creditfacturen. Als een ouder per ongeluk te veel geld heeft overgeschreven, kunnen jullie dit via het bankaccount terug storten.
Vragen over gebruik betaalmodule i.c.m. de overblijfmodule
Jazeker, koppel hiervoor de betaalmodule aan de overblijfregistratie. Dit doe je via: “Beheer” → “Betaalmodule” → “Aan Overblijfregistratie koppelen”. Hierna kunnen jullie via: “Beheer” → “Overblijfregistratie” → “Facturering overblijf configureren” de prijzen bepalen voor overblijf binnen en buiten het schema. Via “Overblijfregistratie” → “Overblijf overzicht per maand en per groep (en facturering)” maak je de betaalverzoeken aan.
Jazeker, via: “Beheer” → “Overblijfregistratie” → “Overblijf aanpassen per dag en per groep” voer je een controle uit op de daadwerkelijke overblijf. Deze controle kan bijvoorbeeld door de overblijf zelf worden gedaan. Zorg ervoor dat deze controle klopt, voordat je de betaalverzoeken voor de overblijf aanmaakt.
Het overblijfschema wat je aanmaakt als school is schoolbreed. Deze kun je dus niet per groep uitzetten. Als bepaalde groepen op specifieke dagen niet overblijven, kun je het volgende doen:
- Optie 1: Voor iedere dag een uitzondering voor deze groepen aanmaken. Dit kan via: “Beheer” → “Overblijfregistratie” → “Overblijfregistratie configureren” → “Nieuwe uitzondering voor…”. LET OP: dit moet dan voor iedere uitzondering apart ingesteld worden. Dit kost dus extra werk aangezien je dat voor een heel schooljaar moet doen.
- Optie 2: Verwerk dit bij de controle van de overblijf. In het basisschema van de ouders kan dan staan dat kinderen (uit uitgezonderde klassen) zijn overgebleven. Door deze kinderen bij de controle niet aan te vinken, worden er geen overblijfkosten gerekend voor die dag. LET OP: dit moet uiteraard niet vergeten worden, anders wordt er een te hoog bedrag gerekend voor de overblijf.
Deze worden automatisch meegenomen met de facturatie. Als een kind overblijft en deze dag staat niet in het basisschema dat door de ouder is doorgegeven, dan is het automatisch een incidentele overblijfdag.
De overblijfkosten hoef je slechts één keer in te stellen, tenzij natuurlijk het gevraagde bedrag wijzigt. Het aantal overblijfdagen dat je als school aanbiedt, moet je ieder schooljaar weer opnieuw opgeven. Je maakt voor ieder schooljaar via: “Beheer” → “Overblijfregistratie” → “Overblijfregistratie configureren” een overblijfschema aan. Per jaar verschillen uiteraard de dagen waarop er overblijf mogelijk is. LET OP: dat je de betaalverzoeken voor de overblijf van de laatste schoolmaand voor de jaarovergang aanmaakt en verstuurd. Het is niet mogelijk om dit nog in het nieuwe schooljaar te doen.
