Of je nu wel of geen gebruik maakt van een automatische koppeling met het LVS, jouw SchouderCom schoolaccount heeft altijd onderhoud nodig. Door regelmatig een aantal stappen te doorlopen blijft het schoolaccount up-to-date. In dit artikel lees jij welke periodieke stappen jij kunt nemen om alles netjes te houden.
De belangrijkste stap is uiteraard om de gebruikersaccounts up-to-date te houden. Nieuwe gebruikers moeten worden aangemaakt en oude gebruikers op tijd verwijderd. De aanpak is afhankelijk van jullie synchronisatiemethode.
Handmatige synchronisatie met het LVS
Synchroniseer jij handmatig met het LVS via een EDEXML-bestand? Upload dan regelmatig een nieuw, schoolbreed, bestand in SchouderCom. Dit doe je onder: “Beheer” –> “Synchroniseren met…”. Doorloop na het uploaden altijd de aanvullende stappen en klik hierbij door tot en met “Stap 4”. Als er aanvullende actie nodig is, dan zal dit in de meeste gevallen in deze stap zijn.
Komen er nieuwe leerlingen over uit het LVS en waren die eerder al handmatig in SchouderCom aangemaakt? Dan koppel je in “Stap 4a” het LVS-leerlingaccount met het SchouderCom-leerlingaccount. Zorg ervoor dat links en rechts dezelfde naam komt te staan.
Zijn er leerlingen van school gegaan (bijvoorbeeld groep 8 leerlingen)? Dan verwijder je hun accounts in “Stap 4b”. Geef ouders wel even de tijd om berichten, heen-en-weerschriftjes en/of foto’s en video’s uit blogs op te slaan, voordat je de leerlingen verwijderd.
Komen er nieuwe leerlingen over en zijn die nog niet aangemaakt in SchouderCom? Dan maak je deze eenvoudig aan in “Stap 4c”.
Automatische synchronisatie met het LVS
Het grote voordeel van automatisch synchroniseren is dat wijzigingen in het LVS automatisch worden overgenomen in SchouderCom. Toch moet je in SchouderCom wel wat zaken in de gaten blijven houden.
Komen gebruikers niet meer over vanuit het LVS (bijvoorbeeld schoolverlaters)? Dan worden zij niet automatisch uit SchouderCom verwijderd. Via: “Beheer” –> “Synchroniseren met…” –> “Gebruikers verwijderen die niet meer in het LAS/LVS voorkomen” verwijder je deze gebruikers uit SchouderCom. Geef ouders wel even de tijd om berichten, heen-en-weerschriftjes en/of foto’s en video’s uit blogs op te slaan, voordat je de leerlingen verwijderd.
Statistieken
Controleer regelmatig de statistieken binnen SchouderCom, ook als je gebruik maakt van de automatische synchronisatie. Statistieken vind je onder: “Beheer” –> “Gebruikers” –> “Statistieken”. Het belangrijkste is dat het aantal leerlingen, dat niet gekoppeld is aan ouders met een geactiveerd account, op 0 staat. Er is dan voor iedere leerling communicatie met ouder(s) en/of verzorger(s) mogelijk.
Exporteer gewijzigde gegevens
Als het goed is vullen ouders in SchouderCom zelf hun aanvullende persoonsgegevens in. Uiteraard willen jullie de informatie in het LVS ook up-to-date houden. Zorg ervoor dat je periodiek de gewijzigde gegevens exporteert. Dit kan via: “Beheer” –> “Gebruikers” –> “Exporteer gewijzigde gegevens”. Hier download je eenvoudig een lijst met gewijzigde gegevens om het LVS mee bij te werken.
