Veel gestelde vragen

Alle schoolmedewerkers en ouders krijgen een loginmogelijkheid op schoudercom.nl en kunnen in een beveiligde omgeving met elkaar communiceren. Om gebruikers attent te maken op nieuwe berichten wordt er een email verstuurd naar het door de gebruiker opgegeven adres (per bericht of 2x een samenvatting per dag - dit is instelbaar).

Omdat schoudercom.nl met dynamische formulieren werkt kunnen antwoorden van ouders automatisch verwerkt worden. Leerkrachten en directie hebben zo in één oogopslag overzicht over de reacties.

Naast het sturen van gewone berichten zult u veel voordeel halen uit het sturen van participatieverzoeken (Uitnodigingen in schoudercom.nl). Herinneringen worden automatisch verstuurd en de reacties (b.v. Ik kom wel/Ik kom niet) worden automatisch opgeteld. U ziet bij inloggen direct hoeveel reacties er binnen zijn en hoeveel er positief beantwoord zijn en door wie.

Daarnaast kunt u met In de klas de ouders op een makkelijke en moderne manier op de hoogte houden.

Als directie kunt u, naast gebruik maken van berichten en uitnodigingen, met een poll regelmatig de mening van ouders peilen of een uitgebreidere enquête houden.

U begint met het aanmaken van een School-account. Een School-account kan 3 maanden lang gratis en vrijblijvend gebruikt worden. Handig als u wilt beginnen met een pilot. Kijk voor details bij het antwoord op de vraag Aanmaken van een School-account. Voor het inlichten van de ouders is een standaard introductiebrief beschikbaar.

Als u niet nu al een School-account wilt aanmaken kunt u ook eerst eens rondkijken in een Demo-account (Demo-account aanmaken).

Schoudercom.nl is een platform dat continu verder ontwikkeld zal blijven worden. Uitgangspunt hierbij is het vermijden van toeters en bellen. Dat leidt immers tot een brei van opties om functionaliteit die zelden wordt gebruikt te ondersteunen.

Mist u functionaliteit die u graag in schoudercom.nl zou willen zien gebruik dan de Feedback knop rechtsonderin (zichtbaar na inloggen).

Veel schoolwebsites tonen voornamelijk informatie. Interactieve communicatie is vaak niet mogelijk, afgezien van het sturen van emails. Schoudercom.nl richt zich juist op de interactieve communicatie en minder op de statische informatievoorziening. Door een link op te nemen naar uw schoolwebsite kunnen beiden prima naast elkaar bestaan.

Op dit moment kunnen leerlingen nog niet inloggen. In de toekomst zal dit wel mogelijk worden.

Het is niet óf-óf maar én-én. Schoudercom.nl faciliteert schriftelijke communicatie via internet en is daarmee een oplossing voor de bestaande communicatie via briefjes en emails. Het is een prima en gebruikersvriendelijke aanvulling op de mondelinge communicatie.

Deze gegevens worden bijgehouden in een leerlingvolgsysteem. Als uw school over zo'n systeem beschikt, zal indien mogelijk een koppeling worden gemaakt zodat u direct kunt doorklikken naar de resultaten.

Dat kan. U kunt een verstuurde uitnodiging of verzoek printen door gebruik te maken van het printer icoontje of door in het menu van uw browser voor Printen te kiezen.

Bij het printen wordt alleen het bericht zelf afgedrukt - de header en het rechterzijmenu worden niet geprint.

U begint met het aanmaken van een School-account. U krijgt dan een formulier te zien waarop u enkele gegevens moet invullen. Achter de blauwe vraagtekens kunt u meer informatie vinden over het bijbehorende onderwerp.

Na het versturen van het formulier ontvangt u een email met een link. Zodra u op deze link heeft geklikt is het account bevestigd en kunt u inloggen met de door u opgegeven gebruikersnaam en wachtwoord. U ontvangt nog een bevestigingsmail met informatie over de vervolgstappen.

Vervolgstappen:

• Aanmaken groepen. Bij het aanmaken van het account zijn er enkele groepen gedefinieerd. U kunt de namen hiervan wijzigen en groepen toevoegen of verwijderen.
• Toevoegen gebruikers. Zodra de groepen gedefinieerd zijn kunt u leerkrachten, leerlingen en ouders toevoegen via de Beheer tab. Dit kan handmatig, maar u kunt ook een exportbestand uit het leerlingadministratiesysteem gebruiken. Kijk voor details bij het antwoord op de vraag Kunnen gegevens van leerlingen en ouders geïmporteerd worden?.
• Voor het inlichten van de ouders is een standaard introductiebrief beschikbaar.

Het School-account is 3 maanden lang gratis en vrijblijvend te gebruiken. Het beheer van Schoudercom.nl verzorgt voor u de import van gebruikersgegevens. De licentieprijs van een School-account kunt u zelf berekenen onder Prijzen.

Het Demo-account is gratis.

Nee. Een ouder krijgt altijd ten hoogste 1 bericht. Indien de verzender heeft aangegeven een antwoord per kind of per groep te willen ontvangen zal het bericht aparte invulsecties hebben voor elk van uw kinderen (of de groep waar ze in zitten).

Op deze manier blijft de informatiestroom zo klein mogelijk terwijl er toch voldoende mogelijkheden zijn om de informatie-inhoud zo waardevol mogelijk te laten zijn.

Via uw Mijn gegevens link kunt u ook de gegevens van uw partner beheren. U kunt een profielfoto  aanmaken, maar ook instellen dat uw partner geen emails wil ontvangen.

Daarnaast kunt u uzelf instellen als Primair aanspreekpunt. Een bericht dat naar alle ouders in de groep wordt gestuurd zal dan alleen door u ontvangen worden en zal niet meer in de Ontvangen mailbox van uw partner verschijnen.

Een distributielijst bestaat niet uit individuele ontvangers maar is een omschrijving, zoals bijvoorbeeld Alle ouders in groep 3. Zodra er een nieuw kind in deze klas komt worden de ouders automatisch geselecteerd indien als ontvanger Alle ouders in groep 3 wordt gekozen.  Dit is vergelijkbaar met bijvoorbeeld het gebruiken van Active Directory groepen in Microsoft Outlook.

Schoudercom.nl gaat echter een stap verder. Een distributielijst kan ook als omschrijving Iedereen die niet gereageerd heeft hebben. Hiermee worden alle geadresseerden geselecteerd die nog niet op uw verzoek gereageerd hebben. Een ander voorbeeld is Iedereen die de volgende antwoord(en) gaf. Hiermee worden alle geadresseerden geselecteerd die het door u aangegeven antwoord gaven en kunt u met 1 druk op de knop bijvoorbeeld alle ouders bereiken die morgen komen helpen met het klasse-uitje.

Er zijn verschillende manieren om dit te doen:

• Als de persoon op de Overzicht pagina bij een groep getoond wordt klikt u op de envelop of de potlood onder de foto.
• Aan de rechterzijde klikt u op Gebruikerslijst en vervolgens op de envelop of de potlood in de Acties kolom.
• U kiest voor Nieuw bericht of Nieuwe uitnodiging (op de Overzicht pagina of aan de rechterzijde). Vervolgens klikt u op Toevoegen... om geadresseerden toe te voegen.

Nadat u een nieuw bericht of uitnodiging heeft aangemaakt klikt u op Toevoegen... en vervolgens kiest u in het eerste selectielijstje voor Distributielijsten. Bij sommige distributielijsten kunt u daarna nog aangeven om welke groep het gaat (bijvoorbeeld Alle ouders in groep 3).

Schoudercom.nl is begonnen met sociale media als uitgangspunt: iedereen die betrokken is bij de school krijgt een eigen profiel. Zo is makkelijk even op te zoeken wie ook alweer de ouders van een klasgenootje zijn.

Veel ouders/verzorgers laten de communicatie echter door één van hen beiden doen. Via de link Mijn gegevens (rechtsboven wanneer ingelogd) kan de notificatie per email voor de ander gemakkelijk uitgezet worden.

Via de link Mijn gegevens (rechtsboven wanneer ingelogd) kunt u aangeven dat u niet gezamenlijk gebruik wilt maken van schoudercom.nl. Wat houdt dit in?

Bij gezamenlijk gebruik kan, wanneer de ene ouder een uitnodiging/verzoek heeft ingevuld, de partner het antwoord ook inzien. Zodra u heeft aangegeven niet gezamenlijk gebruik te willen maken van schoudercom.nl kunnen partners elkaars antwoorden niet meer inzien. Ook kunnen ze elkaars profielen niet meer bewerken.

U kunt zelf uw gegevens wijzigen via de link Mijn gegevens die na inloggen rechtsboven te vinden is. De school kan, bijvoorbeeld 1x per twee weken, de gewijzigde gegevens exporteren en weer importeren in andere systemen. Waar mogelijk zullen hier automatische koppelingen voor worden gemaakt.

De school kan gebruik maken van deze introductiebrief om de ouders te informeren. In deze brief kunt u lezen hoe u een account kan aanmaken.

De zichtbaarheid van gegevens die u onder 'Mijn gegevens' invult zijn als volgt:

• Basisgegevens - alleen zichtbaar voor uzelf en schoolmedewerkers.
• Adresgegevens - zichtbaarheid kunt u zelf bepalen door middel van selectielijstje.
• Telefoonnummers - zichtbaarheid kunt u per item zelf bepalen door middel van selectielijstje.

Indien u wilt dat uw adres en (sommige) telefoonnummers door andere ouders in te zien zijn kiest u in het selectielijstje voor alle geregistreerde gebruikers.

Berichten die u verstuurd kunnen alleen ingezien worden door uzelf en door de geadresseerden.

De zichtbaarheid van Uitnodigingen wordt bepaald door de zichtbaarheid die u in stap 3 opgeeft:

• Privé: de uitnodiging is alleen in te zien door uzelf en door de geadresseerden.
• School: de uitnodiging is alleen in te zien door uzelf, de geadresseerden en door schoolmedewerkers.
• School en ouders: de uitnodiging is in te zien door alle geregistreerde gebruikers van uw school.
• Alle bezoekers: de uitnodiging is via de kalender in te zien door alle bezoekers van de site, ook door niet-geregistreerde gebruikers.

Een bezoeker van uw schoudercom account (bijvoorbeeld mijnschool.schoudercom.nl) ziet de welkomsttekst, de kalender en de links. Voor zowel de kalender als de links geldt dat alleen de items die zichtbaarheid Alle bezoekers hebben in te zien zijn. Een prima manier dus om ouders van toekomstige leerlingen inzicht te geven in de schoolactiviteiten.

Doordat schoudercom.nl extern gehost wordt hoeft u geen tijd te besteden aan het beheer van de software zelf.

Na het aanmaken van uw account hoeft u alleen de groepsnamen te definiëren. Het schoudercom.nl team zorgt voor het importeren van de gebruikersgegevens. Hiervoor hoeft u alleen een export te maken vanuit uw bestaande administratiesysteem.

Schoudercom.nl wordt extern gehost en u heeft alleen een webbrowser nodig om er gebruik van te kunnen maken.

Ja, dit kan. Het importeren wordt vooralsnog door het beheer van schoudercom.nl gedaan. Maak een exportbestand aan vanuit uw leerlingadministratiesysteem en stuur deze naar beheer@schoudercom.nl, dan verzorgen wij voor u de import. Iedere ouder krijgt zijn eigen profiel binnen schoudercom.nl, indien mogelijk (en van toepassing) moet het bestand dus gegevens van beide ouders bevatten.

Het ideale importbestand bevat de volgende kolommen in willekeurige volgorde:

• Voornaam leerling
• Achternaam leerling
• Groep
• Voornaam ouder/verzorger 1
• Achternaam ouder/verzorger 1
• Email adres ouder/verzorger 1
• Voornaam ouder/verzorger 2
• Achternaam ouder/verzorger 2
• Email adres ouder/verzorger 2

Het email adres van de ouders mag hetzelfde zijn. Indien beschikbaar kan er ook een kolom met de unieke code van de leerling in het leerlingadministratiesysteem bijgevoegd worden. Dit vergemakkelijkt de toekomstige uitwisseling van gegevens tussen schoudercom.nl en het leerlingadministratiesysteem.